Gestion interne (GI)

Le logiciel de gestion interne des cabinets d'expertise comptable

CRM, devis, lettres de mission, planning, temps, facturation et pilotage : eexpi réunit ce qui sert à faire tourner le cabinet, et se connecte à ce qui sert à produire les dossiers.

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Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion interne de cabinet ?

La gestion interne, que beaucoup de cabinets appellent GI, désigne tout ce qui sert à piloter le cabinet lui-même : vendre, organiser, mesurer, facturer. Elle ne produit aucun dossier client.

Un logiciel de GI suit la vie d'une mission du côté du cabinet : le prospect devient client, le devis devient lettre de mission, la lettre de mission alimente le planning et le suivi des temps, les temps passés se comparent au prix vendu, la facture part et l'encaissement revient. À chaque étape, la même donnée est reprise sans être ressaisie, et chaque étape déclenche la suivante.

Ce qui n'en fait pas partie. La tenue, la révision, les liasses, la paie et les déclarations. Ce travail se fait dans les logiciels de production, Pennylane, Tiime, Cegid Loop, MyUnisoft ou Silae, et il doit y rester : un outil de pilotage qui prétend aussi tenir la comptabilité finit par faire les deux à moitié.

À qui cela sert. À l'associé qui veut savoir quelles missions gagnent de l'argent et lesquelles en perdent. Au responsable de dossiers qui veut voir la charge de son équipe avant la période fiscale, pas pendant. À l'assistante de facturation qui ne veut plus reconstituer les honoraires du mois à la main. Au collaborateur qui saisit ses temps une fois, au bon endroit, et n'y revient plus.

Comment reconnaître une gestion interne digne de ce nom. Trois tests suffisent. Une donnée saisie deux fois, c'est un outil de trop. Une marge connue seulement à la clôture, c'est un pilotage en retard d'un exercice. Une facture reconstruite à la main depuis la lettre de mission, c'est un plan de facturation qui n'existe pas. Un outil de GI sérieux fait disparaître ces trois symptômes, et il le fait sans exiger que le cabinet change ses logiciels de production.

Ce que couvre la gestion interne dans eexpi

Huit briques, une seule donnée. Chacune existe séparément sur le marché ; leur intérêt vient de ce qu'elles s'enchaînent.

CRM

Prospects, clients, contacts, opportunités et historique des échanges vivent au même endroit que les dossiers. Un prospect est un client qui n'a pas encore signé : sa fiche, ses tags et ses notes le suivent jusqu'à la lettre de mission, sans recopie. Les campagnes d'e-mails ciblent l'annuaire réel du cabinet, et chaque rendez-vous ou relance laisse une trace datée sur la fiche.

Devis

Le devis se construit à partir d'un catalogue de services et de modèles par type de dossier, avec des prix par palier, des remises et des options. Il chiffre le temps prévu par rôle, ce qui donne plus tard la base de comparaison du boni/mali. Le client le reçoit, le signe en ligne, et son acceptation déclenche la suite sans intervention.

Lettres de mission

La lettre de mission naît du devis accepté : périmètre, honoraires, plan de facturation, conditions générales et annexes du modèle choisi. Elle se signe électroniquement, s'archive, se renouvelle et s'amende par avenant quand les volumes changent. C'est elle qui fait foi pour la facturation et pour le régime de TVA du dossier.

Planning

Chaque mission signée crée ses tâches, ses échéances et sa charge prévisionnelle, réparties sur les collaborateurs selon l'organigramme. Le planning montre la capacité de chaque équipe semaine par semaine, signale les périodes de surcharge avant qu'elles arrivent et absorbe les absences. Les échéances fiscales et sociales s'y ajoutent d'elles-mêmes.

Temps

Le collaborateur saisit ses temps sur les tâches de la mission, depuis son travail du jour, sans naviguer entre dix écrans. Ces temps se rapprochent du temps vendu dans le devis, mission par mission et collaborateur par collaborateur. Le taux horaire réel du cabinet s'en déduit, et les écarts se voient en cours d'année plutôt qu'à la clôture.

Facturation

Le plan de facturation de la lettre de mission se déroule seul : brouillons relus ou envoi automatique, au choix du cabinet. Les factures sortent au format Factur-X, partent par e-mail ou par prélèvement SEPA, et les avoirs suivent le même circuit. Factures et encaissements se retrouvent dans la comptabilité du cabinet par la connexion Pennylane.

Pilotage

Le boni/mali compare, pour chaque mission, ce qui a été vendu, ce qui a été passé et ce qui a été facturé. Le cockpit du dirigeant agrège les signaux : dossiers déficitaires, retards de production, échéances non couvertes, factures impayées. Les tableaux de bord se partagent avec les associés et se déclinent par équipe ou par bureau.

Collecte des pièces

Le grand livre du dossier dit lui-même ce qui manque : un paiement dont le tiers n'est lettré avec aucune facture, un compte d'attente qui traîne. eexpi en dresse la liste, l'envoie au client au nom du cabinet avec un tableur joint, et le client dépose depuis son portail ou depuis une page protégée par un code. La demande se ferme seule quand la comptabilité lettre le mouvement, quel que soit l'outil de production.

eexpi ne remplace ni votre production, ni votre paie

C'est le parti pris qui distingue eexpi des suites intégrées : il se connecte aux outils de production et de paie que le cabinet a choisis, et il n'en remplace aucun.

Production

Traiter les dossiers des clients

  • Tenue et révision comptable
  • Déclarations fiscales et sociales
  • Production de la paie
  • Pennylane, Tiime, Cegid Loop, MyUnisoft, Silae
Gestion interne

Piloter le cabinet

  • CRM, devis, lettres de mission
  • Planning et suivi des temps
  • Facturation des honoraires et encaissements
  • Rentabilité par mission et par collaborateur

Un éditeur qui vend la production comptable a intérêt à ce que la gestion interne y soit enfermée : le cabinet ne peut plus changer de tenue sans perdre son pilotage. eexpi fait l'inverse. La production reste dans Pennylane, Tiime, Cegid Loop ou MyUnisoft, la paie reste dans Silae, la signature dans Yousign ou JeSignExpert, la bureautique dans Microsoft 365. eexpi lit dans ces outils ce dont il a besoin, y écrit ce qui doit y être, et garde pour lui ce qui relève du pilotage.

Ce choix a deux conséquences concrètes. La première : changer d'outil de production ne remet pas en cause la gestion interne, ni l'historique des missions, des temps et des factures. La seconde : le cabinet n'achète pas une seconde fois ce qu'il paie déjà, et ses équipes n'ont pas à réapprendre un logiciel de tenue pour bénéficier d'un pilotage correct.

Ce qu'eexpi remplace, en revanche, c'est l'empilement qui s'est installé autour de la production au fil des années : le tableur de suivi des temps, l'outil de devis, le CRM générique, le plan de facturation dans un classeur, le tableau de bord de rentabilité reconstruit à la main en fin d'exercice.

Tableur de suivi des temps Outil de devis CRM générique Plan de facturation Tableau de bord de rentabilité Gestion des lettres de mission Planning collaborateurs

Les outils avec lesquels eexpi se connecte

Chaque connexion est documentée avec ce qu'elle fait circuler, dans quel sens, à quelle fréquence, et ce qu'elle ne fait pas. Les deux premières fiches sont en ligne.

eexpi et Pennylane

La facture d'honoraires et son tiers partent vers Pennylane avec le PDF Factur-X ; les encaissements lettrés, les balances et le grand livre reviennent vers eexpi.

Ce que la connexion Pennylane fait circuler

eexpi et Silae

Chaque nuit, les bulletins, DSN, entrées et sorties de chaque dossier remontent de Silae pour facturer la paie au volume réel et suivre les échéances DSN.

Comment eexpi facture la paie à partir de Silae

Les autres connexions, Tiime, Cegid Loop, MyUnisoft, Yousign, JeSignExpert, Jedeclare, l'INPI, l'INSEE et Microsoft 365, sont décrites dans le catalogue complet des intégrations. Leurs fiches détaillées suivront au même format, au fil de la rédaction.

Une fiche d'intégration honnête dit quatre choses : quel objet circule, dans quel sens, à quelle fréquence, et ce que la connexion ne fait pas. Ce dernier point est celui qui manque le plus souvent dans les discours d'éditeurs, et c'est celui qui évite les mauvaises surprises au déploiement : une synchronisation présentée comme instantanée qui tourne une fois par nuit, ou une écriture annoncée qui n'a jamais été branchée.

Questions fréquentes

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion interne pour cabinet comptable ?

C'est le logiciel qui pilote le cabinet lui-même, par opposition aux logiciels de production qui traitent les dossiers des clients. Il couvre la relation client, les devis et lettres de mission, le planning, le suivi des temps, la facturation des honoraires et la mesure de la rentabilité par mission.

Quelle différence entre gestion interne et production comptable ?

La production traite la comptabilité, la paie et les déclarations des clients du cabinet, dans Pennylane, Tiime, Cegid Loop ou Silae. La gestion interne traite le cabinet comme une entreprise : ce qu'il vend, ce qu'il planifie, ce qu'il passe comme temps, ce qu'il facture et ce qu'il gagne. eexpi se place sur cette seconde couche et se connecte à la première.

Combien coûte un logiciel de gestion interne comme eexpi ?

eexpi se paie par collaborateur et par mois, à partir de 28 € HT, avec un tarif dégressif selon la taille du cabinet, trois formules et une remise en engagement annuel. La page Tarifs propose un simulateur.

eexpi remplace-t-il mes logiciels actuels ?

Il remplace les outils de gestion interne dispersés : tableur de temps, outil de devis, CRM générique, plan de facturation, tableau de bord de rentabilité. Il ne remplace ni votre logiciel de production, ni votre logiciel de paie, ni votre signature électronique, ni votre bureautique : il s'y connecte.

Combien de temps prend la mise en place ?

Un cabinet démarre en général par un périmètre, la facturation ou le suivi des temps, puis élargit. Les clients, les contacts et les lettres de mission se reprennent par import depuis l'outil précédent ou depuis des fichiers, et l'équipe eexpi accompagne le paramétrage du catalogue de services et des modèles de lettres de mission.

eexpi convient-il à un groupe de cabinets ?

Oui. Chaque cabinet du groupe garde ses dossiers, ses collaborateurs et sa facturation, et le groupe partage ce qui doit l'être : modèles de lettres de mission, catalogues de services, indicateurs consolidés et organigramme. Les réseaux et les structures qui supervisent plusieurs entités y trouvent une lecture unique de l'activité.

La facturation d'eexpi est-elle prête pour la facture électronique ?

Les factures d'honoraires sortent au format Factur-X, profil EN 16931, le standard retenu par la réforme. eexpi n'est pas une Plateforme Agréée : il produit des factures conformes que la plateforme choisie par le cabinet transmet, et il laisse la réception des factures fournisseurs à l'outil de production.

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Une démonstration part de votre catalogue de services, de vos lettres de mission et de vos outils de production.

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