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Comptabilité et productioneexpi et Pennylane : comptabiliser vos factures d'honoraires sans ressaisie
eexpi produit la facture d'honoraires, Pennylane la comptabilise. La connexion porte la facture, son PDF Factur-X et le tiers d'un côté, et ramène les encaissements de l'autre.
Ce que la connexion fait circuler
La connexion a deux sens et deux natures. Vers Pennylane, eexpi envoie ce qu'il produit : la facture d'honoraires, son tiers, et, pour les cabinets qui délèguent la facturation, l'abonnement issu de la lettre de mission. Depuis Pennylane, eexpi lit ce que la comptabilité sait et que lui ignore : les encaissements lettrés, les balances, le grand livre.
| Donnée | Sens | Quand | Ce qui circule |
|---|---|---|---|
| Facture d'honoraires | eexpi vers Pennylane | À l'envoi de la facture par e-mail si le mode automatique est activé, au clic sur le bouton d'export, ou par la facturation automatique nocturne à 3 h 45 | Le PDF Factur-X, la date, l'échéance, les montants HT, TVA et TTC, le taux de TVA, le compte de produit et l'identifiant du tiers. Le numéro eexpi voyage dans le PDF et dans le nom du fichier, jamais comme numéro imposé à Pennylane. |
| Tiers client | eexpi vers Pennylane | Avant la première facture d'un client | Raison sociale, SIRET ou SIREN en référence externe, adresse de facturation, numéro de TVA. eexpi cherche d'abord un tiers existant portant cette référence et ne crée qu'à défaut. |
| Dossier comptable | eexpi vers Pennylane | À la création d'une fiche client, si vous cochez la case | Raison sociale, forme juridique, SIRET, numéro de TVA, adresse et e-mail de facturation, après une recherche de doublon par SIRET, par SIREN puis par nom. |
| Abonnement de facturation | eexpi vers Pennylane | À la génération du plan de facturation d'une lettre de mission, pour les cabinets qui ont confié la facturation à Pennylane | Date de départ, périodicité mensuelle, trimestrielle, semestrielle ou annuelle, une ligne par ligne du devis, mode d'envoi et conditions de paiement. |
| Factures émises dans Pennylane | Pennylane vers eexpi | Chaque nuit à 5 h 30, pour ces mêmes cabinets | Numéro, dates, montants, reste à payer et lignes de chaque facture, en lecture seule, pour que le boni/mali et le pilotage voient ce qui a réellement été facturé. |
| Encaissements | Pennylane vers eexpi | Le matin à 6 h 30, puis toutes les deux heures de 8 h à 20 h | Les transactions que Pennylane a lettrées sur chaque facture : montant, date, libellé, moyen de paiement. La facture passe payée dans eexpi, le règlement est créé, et un délettrage ultérieur est détecté. |
| Balance, grand livre, fournisseurs | Pennylane vers eexpi | À la demande, depuis la fiche d'un dossier, avec un cache de 15 à 30 minutes | Balance, écritures du grand livre, fournisseurs et factures fournisseurs, pour les tableaux de bord du dossier, le contrôle de TVA et le scoring financier. |
Ce que cela change au quotidien
L'assistante de facturation n'exporte plus rien et ne ressaisit plus rien : la facture validée dans eexpi est comptabilisée dans Pennylane avec son PDF conforme, sur le bon tiers et le bon compte de produit. Le suivi des impayés se fait dans eexpi avec les encaissements réels, sans attendre que quelqu'un pointe un relevé. Et le collaborateur qui ouvre un dossier voit sa balance et son grand livre sans quitter la gestion interne.
Ce qu'elle ne fait pas
- Elle n'écrit aucune écriture comptable directement : Pennylane produit les écritures à partir de la facture importée, avec ses propres règles.
- Elle ne fait aucun rapprochement bancaire et ne lettre rien. Elle lit ce que Pennylane a déjà lettré.
- Elle n'envoie pas les avoirs vers Pennylane. Les avoirs partent dans l'export FEC, pas par l'API.
- Elle ne crée aucune fiche client dans eexpi à partir de Pennylane : l'écran des dossiers Pennylane sert à faire correspondre des clients qui existent déjà.
- Elle ne modifie jamais un tiers ou un dossier déjà présent dans Pennylane. Elle cherche, et crée seulement s'il n'existe pas.
- Elle ne pousse ni les factures entre cabinets d'un même groupe, ni les factures qui ont été émises dans Pennylane et relues par eexpi.
- Elle ne fonctionne pas en temps réel. Pennylane n'envoie aucun webhook à eexpi : les encaissements datent au plus de deux heures en journée, les balances d'un quart d'heure à une demi-heure.
- La création de dossiers comptables demande un accès partenaire à l'API cabinet de Pennylane, distinct de l'accès standard : sans cet accord, Pennylane refuse l'appel.
Deux détails qui évitent des surprises : le compte de produit choisi dans eexpi doit exister dans le plan comptable du dossier Pennylane, sinon l'import est refusé plutôt que d'aller sur un compte voisin ; et une facture sans date d'échéance part sans échéance.
Comment la brancher
- La lecture : Paramètres, puis Connexions API, puis Pennylane, puis Se connecter à Pennylane. Vous êtes redirigé vers Pennylane pour accorder l'accès avec un compte cabinet disposant des droits d'administration. Cet accès couvre la liste des dossiers, les balances, le grand livre et les fournisseurs.
- Le dossier comptable : renseignez ensuite l'identifiant du dossier Pennylane du cabinet, dans la carte Dossier comptable de l'écran des connexions. Pennylane l'exige sur chaque appel et aucune API ne permet de le deviner : sans lui, rien ne part.
- L'écriture : le connecteur Pennylane, écritures par clé API, prend une clé API société générée dans Pennylane avec un accès en écriture à la comptabilité. Le test de connexion relève tout seul le dossier et les droits portés par la clé.
- L'export comptable : Paramètres, puis Facturation, section Export comptable. Choisissez le mode API, la connexion à utiliser, le moment de l'envoi (sur demande par bouton, ou automatique à la validation de la facture) et les comptes par défaut : journal de ventes, compte client 411, compte de produit 706, compte de TVA collectée.
- En option : un jeton de groupe cabinet, généré dans le back-office Pennylane, pour créer des dossiers comptables depuis une fiche client ; et le mode de facturation déléguée, réservé aux cabinets qui veulent que Pennylane émette les factures récurrentes à la place d'eexpi.
Questions fréquentes
La connexion Pennylane fonctionne-t-elle en temps réel ?
Non. Une facture part vers Pennylane au moment où vous l'envoyez, ou quand vous cliquez sur le bouton d'export. Les encaissements sont relus le matin à 6 h 30 puis toutes les deux heures de 8 h à 20 h. Les balances et le grand livre sont lus à la demande, avec un cache de 15 à 30 minutes.
Faut-il une clé API ou une connexion OAuth ?
Les deux servent à des choses différentes. La connexion OAuth du cabinet donne la lecture : liste des dossiers, balances, grand livre. L'écriture des factures et des tiers passe par une clé API société, générée dans Pennylane avec un accès en écriture à la comptabilité.
eexpi remplace-t-il Pennylane pour la tenue ?
Non. eexpi ne produit aucune écriture, ne lettre aucune transaction et ne fait aucun rapprochement bancaire. Il envoie des factures que Pennylane comptabilise, puis lit ce que Pennylane a déjà lettré.
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