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Planning de cabinet comptable Le plan de charge du cabinet, alimenté par les lettres de mission et les échéances
Le planning d'eexpi ne se remplit pas à la main : chaque lettre de mission signée y dépose ses tâches, datées par les règles du catalogue et les échéances fiscales, affectées au collaborateur attitré du dossier. Ce que vous voyez ensuite, c'est la charge de chaque personne, jour par jour, face à ses horaires.
D'où viennent les tâches du planning
Dans la plupart des cabinets, le planning est un tableur que quelqu'un remplit le lundi matin et que personne ne met à jour le jeudi. Dans eexpi, le planning est une conséquence : il découle de ce que le cabinet a vendu et de ce que l'administration attend.
La lettre de mission signée
Au moment où la lettre de mission est signée, eexpi crée les tâches de chaque prestation qu'elle contient, sur toute la période de la mission, avec cinq mois de marge après la clôture pour les travaux de fin d'exercice. Une prestation facturée au temps donne une tâche par rôle prévu au devis, avec le temps estimé pour ce rôle ; une prestation forfaitaire donne une tâche par échéance, avec le temps standard du service. Chaque tâche est affectée au collaborateur attitré du dossier pour ce rôle, s'il est renseigné.
Les règles de planification du catalogue
Chaque service du catalogue porte sa règle de dates : un jour fixe du mois, tant de jours avant ou après la clôture, le premier ou le dernier jour du mois, des dates fixes dans l'année, un décalage par rapport au rendez-vous de bilan ou à une autre prestation de référence. Dix-sept types de règles couvrent les cas courants d'un cabinet, et la fréquence suit la ligne du devis : hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle, semestrielle, annuelle ou ponctuelle.
Les échéances fiscales et sociales
Une prestation rattachée à une échéance déclarative hérite de sa date butoir et de sa période : la TVA au jour qui dépend du dernier chiffre du SIREN, la liasse selon la clôture, la DSN au 5 ou au 15 selon le dossier. Les échéances qui tombent un week-end ou un jour férié sont reportées au jour ouvré suivant, comme le fait l'administration.
Jamais un week-end, jamais un jour férié
Toute date calculée par eexpi passe par une dernière vérification : si elle tombe un samedi, un dimanche ou l'un des onze jours fériés nationaux, elle recule au jour ouvré précédent. Elle ne recule jamais vers l'avant, parce qu'une tâche décalée après son échéance serait déjà en retard le jour de sa création. Cette garantie vaut pour les tâches générées ; une tâche créée ou déplacée à la main n'est pas contrainte.
Les absences
Une absence approuvée crée une tâche de blocage par jour ouvré sur le calendrier du collaborateur, demi-journées comprises. À la génération des tâches d'une lettre de mission, une tâche qui tomberait sur une absence ou sur une journée déjà chargée au-delà de sept heures est décalée d'elle-même, jusqu'à trente jours plus tard. Les congés des collaborateurs du cabinet peuvent être lus dans Silae, sur une fenêtre d'un mois en arrière et d'un an en avant.
Trois écrans pour trois questions
Planning : qui fait quoi, quel jour ?
Une grille par jour, semaine ou mois, dont les lignes sont les collaborateurs, les dossiers ou les services au choix. Chaque case affiche les heures planifiées face aux heures d'horaires du collaborateur ce jour-là, en rouge au-delà.
Plan de charge : qu'est-ce qui dérive ?
La liste de toutes les tâches, filtrable par période, dossier, service, collaborateur et statut, avec trois filtres qui font gagner du temps : en retard, budget dépassé, sans estimation. En tête, les totaux estimés et réels.
Taux d'occupation : l'équipe tient-elle ?
La charge de chaque collaborateur, ou de chaque rôle, rapportée à sa capacité, par semaine, mois, année ou période libre, avec une ligne pour tout le cabinet. Réservé au module Analytics.
Dans la grille, les tâches se déplacent d'un jour à l'autre et d'un collaborateur à l'autre à la souris, s'allongent pour changer de durée, s'étirent sur plusieurs jours et se copient. Une colonne à part regroupe tout ce qui est en retard, sans limite dans le passé. Une pastille signale une tâche planifiée après son échéance. Le rendez-vous de bilan est un pivot : le déplacer recale les tâches qui en dépendent. Chacun enregistre jusqu'à vingt vues, avec ses filtres, dont une par défaut.
Ce que « Mon travail » change pour le collaborateur
Le planning du cabinet est la vue du responsable. Le collaborateur, lui, ouvre « Mon travail » : son propre calendrier par jour, semaine ou mois, un kanban ou une liste, et un rail des tâches non planifiées qu'il glisse sur une journée pour les caler. Chaque carte porte un bouton chrono qui ouvre la saisie de temps déjà remplie avec le dossier et la tâche. Les temps saisis se comparent ensuite au temps estimé de la tâche, mission par mission, et alimentent le boni/mali et la facturation.
Côté encadrement, le suivi des temps de l'équipe montre, collaborateur par collaborateur et jour par jour, les heures saisies face aux heures attendues selon les horaires, distingue les journées complètes, partielles, vides et les absences, repère les saisies faites plus de trois jours après coup, et s'exporte en tableur. Un rappel de saisie part le vendredi à 17 h et le lundi à 9 h, seulement dans les cabinets qui pratiquent le pointage et jamais vers quelqu'un d'absent.
Ce que le planning ne fait pas
- Il ne répartit pas le travail à votre place. L'affectation suit le collaborateur attitré de chaque dossier ; le reste se décide à la main. Aucune intelligence artificielle ne planifie.
- Il ne gère pas de dépendances entre tâches ni de chemin critique. Le seul enchaînement est le décalage relatif par rapport au rendez-vous de bilan ou à une prestation de référence.
- Il ne déclenche aucune alerte automatique quand le temps réel dépasse le temps estimé. Le dépassement se lit dans le plan de charge et dans le boni/mali, il ne vous cherche pas.
- Il ne découpe pas seul une tâche trop longue. La répartition sur plusieurs jours se lance à la demande, sur trente jours au plus ; sans elle, une tâche de vingt heures reste sur un jour et gonfle le taux d'occupation.
- Il ne contraint pas les tâches créées à la main. La règle du jour ouvré ne s'applique qu'aux dates calculées.
- L'écran Taux d'occupation compte une absence comme une journée occupée par une tâche interne, quand le cockpit du dirigeant la compte comme une journée sans capacité. Les deux lectures sont cohérentes entre elles, pas identiques au pourcentage près.
- Il ne planifie pas les salariés de vos clients. Le lien avec Silae porte sur la production de paie et sur les congés des collaborateurs du cabinet, rien d'autre.
Les échéances déclaratives, suivies depuis le même endroit
Chaque tâche rattachée à une échéance fiscale ou sociale connaît sa date butoir et la période qu'elle déclare. L'échéancier du cabinet les affiche en matrice, dossier par dossier, et en frise. Pour la DSN, le statut ne dépend pas de la tâche eexpi mais de Silae : quand la paie du mois précédent y est finalisée et la déclaration envoyée, l'échéance passe à terminée, et la saisie manuelle est refusée sur ces dossiers. Le planning et l'échéancier disent donc la même chose, parce qu'ils lisent la même source.
| Échéance | Comment la date se calcule |
|---|---|
| TVA mensuelle ou trimestrielle | Jour du mois déterminé par le dernier chiffre du SIREN, entre le 15 et le 24, reporté au jour ouvré suivant si nécessaire. |
| Liasse fiscale | Selon la date de clôture de l'exercice, avec la règle propre aux clôtures au 31 décembre. |
| DSN | Le 5 ou le 15 du mois selon le dossier, statut piloté par la production de paie lue dans Silae. |
| CFE, CVAE, DAS2, IS | Jour fixe ou décalage par rapport à la clôture, selon le type d'échéance du référentiel. |
Questions fréquentes
Le planning se remplit-il tout seul ?
Oui, à partir de la lettre de mission signée : chaque prestation crée ses tâches, datées par la règle de planification du service ou par l'échéance fiscale associée, sur toute la période de la mission plus cinq mois. Les tâches ponctuelles, les imports et les notes de réunion s'ajoutent à la main.
Les tâches peuvent-elles tomber un week-end ou un jour férié ?
Pas celles que génère eexpi : toute date calculée recule au jour ouvré précédent, jamais après, pour ne pas créer de retard. Une tâche créée ou déplacée à la main n'est pas contrainte : vous pouvez la poser un samedi si vous le voulez.
Que se passe-t-il quand un collaborateur est absent ?
Une absence approuvée bloque ses journées dans le planning, et à la génération des tâches d'une lettre de mission, eexpi décale de lui-même une tâche qui tomberait pendant une absence ou sur une journée déjà pleine, jusqu'à trente jours plus tard. Les congés peuvent être lus dans Silae.
Peut-on voir la charge de toute l'équipe ?
Oui, sur l'écran Taux d'occupation, par semaine, par mois, par an ou sur une période libre, par collaborateur ou par rôle, avec une ligne pour tout le cabinet. Cet écran fait partie du module Analytics.
eexpi répartit-il le travail entre les collaborateurs à ma place ?
Non. L'affectation suit le collaborateur attitré du dossier pour chaque rôle, et tout le reste se décide à la main, en glissant une tâche d'une ligne à l'autre. Il n'y a ni répartition automatique ni intelligence artificielle qui planifie à votre place.
Pour aller plus loin
Cette fonction est une brique du logiciel de gestion interne eexpi. Elle s'enchaîne avec les autres et se connecte à vos outils de production et de paie.
Voir votre plan de charge se remplir depuis vos lettres de mission
Une démonstration part de votre catalogue de services, de vos règles de planification et de vos échéances, pas d'un jeu de données de salon.