Onboarding client en cabinet : structurer les 30 premiers jours

Le premier mois avec un nouveau client définit le ton de toute la relation. Un onboarding chaotique — documents manquants, retards de connexion, confusion sur le périmètre — crée une première impression difficile à effacer. Un onboarding structuré rassure le client, responsabilise les équipes, et pose les bases d'une collaboration efficace.

Pourtant, beaucoup de cabinets n'ont pas de processus d'onboarding formalisé. Chaque chef de mission fait "à sa sauce", ce qui fonctionne quand on intègre 5 clients par an, mais pas quand on en intègre 30.

Phase 1 — Contractualisation (J0 à J3)

Objectif : Formaliser la relation et sécuriser l'engagement.

Les actions :

• Générer la lettre de mission depuis le catalogue (missions sélectionnées, forfait calculé, clauses standards)
• Envoyer pour signature électronique (Yousign / JeSigneExpert)
• Récupérer le mandat de prélèvement SEPA (si applicable)
• Créer la fiche client complète dans le CRM (SIRET, dirigeant, contact, logiciel de production)
• Affecter le dossier à un chef de mission et un collaborateur

Le livrable : LDM signée, mandat SEPA signé, fiche CRM complète, équipe affectée.

Phase 2 — Conformité (J3 à J10)

Objectif : Être en règle dès le départ, pas dans 6 mois.

Les actions :

• Collecter les pièces d'identification (CNI dirigeant, Kbis, statuts)
• Consulter le RBE via l'API INPI (bénéficiaires effectifs)
• Réaliser le scoring NPLAB sur les 4 critères (géographie, activité, profil, mission)
• Déterminer le niveau de vigilance (standard ou renforcée)
• Archiver l'ensemble avec horodatage

Le livrable : Dossier LCB-FT complet, score de risque attribué, documents archivés.

Phase 3 — Connexion technique (J10 à J20)

Objectif : Connecter les outils et importer les données.

Les actions :

• Connecter le logiciel de production du client (Pennylane, Tiime, MyUnisoft) au cabinet
• Importer les données historiques si reprise de dossier (FEC, balance, grand livre)
• Paramétrer les connecteurs (comptabilité, paie Silae, signature)
• Tester la synchronisation des données
• Former le client au portail (si portail client disponible)

Le livrable : Connexions opérationnelles, données historiques importées, synchronisation validée.

Phase 4 — Activation (J20 à J30)

Objectif : Lancer la première mission et valider que tout fonctionne.

Les actions :

• Démarrer la première tâche planifiée (situation comptable, déclaration TVA, etc.)
• Faire un point de suivi avec le client (15 min visio ou téléphone)
• Recueillir le premier feedback : est-ce que le périmètre est clair ? Des questions ?
• Ajuster si nécessaire (fréquence des échanges, outils, canal de communication)

Le livrable : Première mission en cours, client satisfait, relation posée.

Ce que ça change quand c'est structuré

Un processus d'onboarding formalisé n'est pas de la bureaucratie — c'est de la qualité de service. Le client se sent pris en charge. Le collaborateur sait exactement ce qu'il doit faire. L'associé peut suivre l'avancement de chaque onboarding sans micro-manager.

Et surtout, rien n'est oublié. La conformité LCB-FT est faite dès le départ, pas 6 mois plus tard quand quelqu'un y pense. La connexion logicielle est testée avant la première mission, pas le jour de l'échéance TVA.

Comment eexpi structure l'onboarding

Dans eexpi, l'onboarding est un workflow intégré au CRM. À la conversion d'un prospect en client, une checklist d'onboarding se déclenche automatiquement avec les 4 phases et leurs tâches. Chaque tâche est assignée (collaborateur, chef de mission, ou associé) et datée. L'avancement est visible dans le pipeline CRM. Et les étapes de conformité (RBE, scoring NPLAB) sont automatisées.

Un bon onboarding ne se fait pas "naturellement" — il se structure

4 phases, ~20 tâches, 30 jours. C'est un workflow, pas une improvisation. Et quand c'est un workflow, rien n'est oublié.