Les 5 indicateurs que tout associé devrait suivre chaque semaine

Diriger un cabinet comptable sans tableau de bord, c'est conduire une voiture sans compteur. Vous avancez, mais vous ne savez pas à quelle vitesse, ni combien il vous reste d'essence.

Le problème des tableaux de bord, c'est qu'on peut y mettre 50 indicateurs — et du coup on n'en regarde aucun. Voici les 5 seuls KPI qui méritent votre attention chaque semaine. Cinq chiffres. Un coup d'œil. Et les bonnes décisions qui en découlent.

1. Le taux d'occupation global

Formule : Heures productives saisies / Heures disponibles (hors congés, formation, absences)

Cible : 75-85 % — en dessous, vous avez de la marge (ou un problème de saisie). Au-dessus de 90 %, vos équipes sont en surrégime.

Ce qu'il vous dit : Si vous êtes à 60 %, soit vos collaborateurs ne saisissent pas leurs temps (problème d'outil), soit vous avez de la capacité non utilisée (opportunité commerciale). Si vous êtes à 95 % depuis 3 semaines, un collaborateur va craquer — ou une erreur va passer.

La décision qu'il déclenche : En dessous de 70 % → investiguer la saisie, relancer le commercial. Au-dessus de 90 % → redistribuer ou recruter.

2. Le boni/mali global du cabinet

Formule : (Forfaits LDM — Valorisation du temps passé) / Forfaits LDM

Cible : +5 à +15 % de boni global. Un cabinet qui tourne à 0 % ne gagne pas d'argent sur ses missions. Un cabinet à -10 % en perd.

Ce qu'il vous dit : La rentabilité agrégée de votre production. Attention : un boni global positif peut masquer quelques dossiers en fort mali. C'est le premier niveau de lecture, pas le seul.

La décision qu'il déclenche : Si le boni baisse de semaine en semaine → identifier les dossiers qui dérivent et agir (revalorisation, réaffectation, ou conversation client).

3. Le nombre de missions en retard

Formule : Nombre de missions dont l'échéance est dépassée ou dont l'avancement est significativement inférieur au prévu.

Cible : Le moins possible. Zéro est utopique, mais au-delà de 10 % du portefeuille en retard, c'est un signal d'alarme.

Ce qu'il vous dit : L'état de santé de votre production. Les retards sont soit un problème de charge (trop de travail), soit un problème d'organisation (mauvaise priorisation), soit un problème client (documents en attente).

La décision qu'il déclenche : Chaque mission en retard mérite un diagnostic : c'est la charge, l'organisation ou le client ? La réponse détermine l'action.

4. Le délai moyen de facturation

Formule : Nombre de jours entre la fin d'une mission (ou la fin du mois) et l'émission de la facture correspondante.

Cible : < 10 jours. Au-delà de 30 jours, vous financez votre client gratuitement.

Ce qu'il vous dit : La vitesse de votre cycle d'encaissement. Un délai de facturation long signifie du BFR (besoin en fonds de roulement) non nécessaire. C'est de l'argent dormant.

La décision qu'il déclenche : Si le délai augmente → automatiser la facturation (génération automatique à partir des LDM), ou identifier les blocages (validation associé, données client manquantes).

5. Le taux de saisie des temps

Formule : Nombre de collaborateurs ayant saisi leurs temps cette semaine / Nombre total de collaborateurs

Cible : > 90 %. En dessous, vos 4 autres KPI sont faux (car basés sur des données incomplètes).

Ce qu'il vous dit : La fiabilité de toutes vos autres métriques. Si seulement 60 % des collaborateurs saisissent leurs temps, votre taux d'occupation et votre boni/mali sont des fictions.

La décision qu'il déclenche : Si le taux baisse → c'est un problème d'outil (trop compliqué) ou de management (pas de conséquence). Simplifiez la saisie, rendez-la obligatoire, montrez aux collaborateurs que les données sont utilisées.

Le rituel hebdomadaire en 5 minutes

Chaque lundi matin, ouvrez votre dashboard. Cinq chiffres, cinq questions, cinq décisions potentielles. En cinq minutes, vous avez une vision claire de l'état de votre cabinet.

Si les 5 indicateurs sont dans le vert — passez une bonne semaine.

Si un ou deux passent à l'orange — investiguez, mais pas de panique.

Si trois ou plus sont dans le rouge — convoquez une réunion d'équipe, il y a un sujet structurel à traiter.

La puissance de ce rituel ne vient pas de sa sophistication — elle vient de sa régularité. Un cabinet qui suit 5 indicateurs chaque semaine pendant un an prend de meilleures décisions qu'un cabinet qui fait un audit annuel détaillé.

Comment eexpi calcule ces 5 KPI automatiquement

Dans eexpi, ces 5 indicateurs sont sur votre dashboard dès la connexion. Pas besoin de les calculer — ils se mettent à jour en temps réel à mesure que les collaborateurs saisissent leurs temps, que les missions avancent, et que les factures sont émises. Le taux d'occupation vient du time tracking. Le boni/mali vient du croisement temps passé × forfait LDM. Les missions en retard viennent du planning. Le délai de facturation vient du module factures. Le taux de saisie vient du suivi des connexions.

Cinq chiffres. Zéro calcul manuel. Tous les lundis.

Ce qui se mesure s'améliore

5 KPI suivis chaque semaine = 52 points de mesure par an. En un an, vous voyez les tendances, identifiez les problèmes récurrents, et prenez des décisions éclairées.