Pourquoi j'ai quitté Excel pour piloter mon cabinet

Je m'appelle Arnaud, je suis expert-comptable et j'ai un aveu à vous faire : pendant des années, j'ai piloté mon cabinet avec un assemblage de fichiers Excel, de documents Word et de bonne volonté. Comme beaucoup d'entre vous, je suppose.

Et pendant longtemps, ça a fonctionné. Plus ou moins.

Cet article n'est pas un argumentaire commercial. C'est le récit honnête de ce qui m'a poussé à chercher autre chose, de ce que j'ai trouvé, et de ce que ça a changé dans ma manière de gérer mon cabinet.

Le déclic

Le moment où j'ai compris que ça ne pouvait plus durer, c'est un mardi de janvier, en pleine période fiscale. Je cherchais le planning à jour pour savoir si Marie avait la capacité de prendre un nouveau dossier urgent. Le fichier Excel était sur le serveur. Je l'ai ouvert. Il datait de trois semaines. Les données ne correspondaient plus à rien.

J'ai fait ce que je fais toujours dans ces cas-là : j'ai envoyé un message à Marie, puis à Paul, puis au chef de mission. Quinze minutes et trois échanges plus tard, j'avais une réponse approximative. Multipliez ça par cinq fois par semaine, sur toute la période fiscale. Le temps perdu est invisible, mais il est réel.

Ce n'était pas le premier déclic. C'était le dixième. Mais c'est celui qui m'a fait basculer.

Ce que j'utilisais (et pourquoi ça ne marchait plus)

Mon « système » était fait de cinq briques déconnectées.

Le planning était un Excel avec les semaines en colonnes et les collaborateurs en lignes. Je le mettais à jour le lundi matin, et il était obsolète le lundi après-midi. Les collaborateurs ne le consultaient pas — ils savaient ce qu'ils avaient à faire sans regarder un fichier.

Les lettres de mission étaient des Word. Je copiais celle du client précédent, je changeais les noms, les montants, et j'envoyais par email. Deux ou trois fois par an, j'oubliais de changer un SIRET ou un montant. Pas grave, jusqu'au jour où un client pointilleux le remarque.

La facturation passait par Pennylane pour les clients, mais mes propres honoraires étaient gérés dans un tableau séparé. Le rapprochement entre le temps passé et le forfait facturé — le fameux boni/mali — je le faisais une fois par an, en gros.

La conformité LCB-FT vivait dans un classeur physique complété par un fichier Excel. La dernière mise à jour de certaines fiches remontait à deux ans. En cas de contrôle de l'Ordre, j'aurais eu du mal à démontrer ma diligence.

Et le CRM n'existait pas. Les prospects étaient dans ma boîte mail, les relances dans ma mémoire, le suivi d'onboarding dans un coin de mon cerveau.

Ce qui m'a convaincu de changer

Ce n'est pas la technologie qui m'a convaincu. C'est la prise de conscience que mon « système » me coûtait du temps, de l'argent et de la sérénité — sans que je m'en rende compte, parce que c'était devenu normal.

Le temps passé à chercher des informations au lieu de travailler. L'impossibilité de répondre instantanément à la question « on est rentable sur ce dossier ? ». Le stress de la conformité LCB-FT qui reposait sur ma mémoire plutôt que sur un processus. Et surtout, l'absence de visibilité sur la charge de mes équipes — le feeling au lieu de la data.

J'ai commencé à chercher un outil qui fasse ce que mes Excel faisaient, mais en connecté, en temps réel, et sans que je sois le seul à pouvoir le maintenir.

Ce que j'ai trouvé (et ce que j'ai co-construit)

Je n'ai pas trouvé exactement ce que je cherchais. Les outils existants faisaient bien une partie du travail, mais aucun ne couvrait l'ensemble du flux CRM → LDM → planning → production → facturation → boni/mali → conformité.

C'est là qu'est née l'idée d'eexpi, avec JB. Au lieu de chercher l'outil parfait, on l'a construit — en partant de mes besoins quotidiens d'expert-comptable.

Ce que ça a changé concrètement

Je ne vais pas vous dire que tout est devenu magique du jour au lendemain. La transition a pris du temps, et les premières semaines ont été un investissement. Mais trois mois après, voici ce qui avait changé.

Je sais en temps réel qui fait quoi, et si on va tenir les échéances. Sans envoyer un seul message.

Je génère une lettre de mission en cinq minutes au lieu de trente. Et elle est connectée au planning et à la facturation — pas isolée dans un fichier Word.

Je peux répondre à la question « est-ce qu'on est rentable sur le dossier Dupont ? » en deux clics. Pas en deux heures.

Ma conformité LCB-FT est à jour. Chaque client a un score de risque, des documents datés, et une piste d'audit exportable. Si l'Ordre vient demain, je suis prêt.

Et surtout : je ne suis plus le seul point de passage de l'information. Le système est partagé, accessible à toute l'équipe, et il se met à jour tout seul à mesure que les collaborateurs travaillent.

Le conseil que je donnerais

Si vous vous reconnaissez dans le « système » que j'ai décrit au début de cet article — les Excel, les Word, le pilotage au feeling — voici ce que j'aurais aimé qu'on me dise plus tôt.

Le plus dur, ce n'est pas de changer d'outil. C'est d'accepter que votre manière actuelle de travailler, même si elle « fonctionne », vous coûte plus que vous ne le pensez. Le coût n'est pas visible parce qu'il est diffus : 15 minutes ici, une information manquante là, une facturation un peu à côté de la réalité.

Et le meilleur moment pour changer, c'est avant que ça devienne urgent. Pas pendant la période fiscale. Maintenant.